Sağlıkta Dijital Dönüşümün İlk Adımı

Kuyruktan Randevuya, Dosyadan Dijitale, Doktordan Sekreteryaya

Türkiye’de sağlık hizmetlerinde bugün olağan kabul edilen birçok uygulama, bundan yaklaşık çeyrek asır önce henüz birer proje fikriydi.

Hastanın sabahın erken saatlerinde hastane kapısında sıraya girmeden telefonla randevu alması, hasta bilgilerinin tek merkezde toplanması, sağlık kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, tetkik ve tedavi bilgilerinin dijital olarak izlenebilmesi, doktorların idari iş yükünü azaltacak sekreterya sisteminin kurulması ve hastanın hastane içerisindeki sürecinin başından sonuna kadar takip edilebilmesi bu fikirlerin başında geliyordu.

Bu dönüşüm yaklaşımının ilk uygulama çalışmalarından biri, **Yapı Vakıf Gureba Hastanesi’nde gerçekleştirilen pilot çalışma** ile başlatıldı.

Amaç yalnızca hastaneye bilgisayar yerleştirmek değildi.

Asıl amaç, sağlık hizmetinin bütün işleyişini hasta merkezli biçimde yeniden tasarlamaktı.

Sabahın Erken Saatlerindeki Hastane Kuyruklarına Son

Dönemin sağlık sisteminde vatandaşın hastaneye ulaşmasının ilk aşaması dahi önemli bir problemdi.

Muayene olmak isteyen hasta çoğu zaman sabah çok erken saatlerde hastaneye gidiyor, sıra numarası almak için uzun kuyruklarda bekliyor ve ancak bundan sonra doktoruna ulaşabiliyordu.

Geliştirilen modelde bu alışkanlığın değiştirilmesi hedeflendi.

**Telefonla randevu sistemi** kurularak vatandaşın hastaneye yalnızca muayene saatine yakın bir zamanda gelmesi öngörüldü.

Böylece sağlık hizmetinin başlangıcı;

SABAH ERKEN SAATTE HASTANEYE GEL → KUYRUKTA BEKLE → NUMARA AL → MUAYENEYİ BEKLE

modelinden çıkarılarak;

TELEFONLA RANDEVU AL → RANDEVU SAATİNDE HASTANEYE GEL → DOĞRUDAN HİZMET AL

modeline dönüştürülmek istendi.

Bu değişiklik basit bir randevu uygulamasından çok daha önemliydi.

Çünkü ilk kez vatandaşın zamanının da kamu hizmetinin önemli bir unsuru olduğu kabul ediliyor, hizmet vatandaşın kurumun çalışma düzenine uymasını beklemek yerine vatandaşın hayatını kolaylaştıracak biçimde yeniden tasarlanıyordu.

## Hasta Dosyasından Dijital Hasta Takibine

Projenin ikinci önemli ayağı, sağlık hizmetlerinde kullanılan evrakların ve hasta bilgilerinin dijital ortama taşınmasıydı.

Dönemin sisteminde hastaya ait bilgiler çok sayıda farklı evrak, klasör ve dosyada tutuluyor; hastanın geçmişine ulaşılması zaman alıyor ve farklı birimler arasındaki bilgi akışı oldukça sınırlı kalabiliyordu.

Geliştirilen modelde ise hasta bilgilerinin tek bir dijital yapıda toplanması hedeflendi.

Hastanın;

kimlik bilgileri, sigorta durumu, muayeneleri, tetkikleri, tahlilleri, kullanılan ilaçlar, uygulanan tedaviler ve hastane içerisindeki işlemleri

elektronik ortamdan izlenebilecekti.

Böylece hasta her başvuruda sistem açısından yeniden başlayan bir kişi olmaktan çıkarak, sağlık geçmişi takip edilebilen bir birey hâline gelecekti.

Bugün elektronik sağlık kaydı olarak adlandırdığımız yaklaşımın temel mantığı burada ortaya konulmuştu:

Hastayı değil, bilgiyi dolaştırmak.

Sağlık Kartı: Hastanın Bilgisini Yanında Taşıması

Projenin dikkat çekici unsurlarından biri de elektronik **sağlık kartı** düşüncesiydi.

Her sigortalıya verilecek kartta hastanın barkod numarası ve elektronik kimliği bulunacak; vatandaşın sağlık sistemindeki işlemleri bu kart üzerinden izlenebilecekti.

Sistemin yalnızca kimlik doğrulama amacı taşıması planlanmıyordu.

Kart aracılığıyla vatandaş;

sigorta primlerinin yatırılıp yatırılmadığını kontrol edebilecek, sağlık geçmişine ilişkin bilgilere ulaşabilecek ve hastane ile diğer sağlık birimlerinde kendisine ait kayıtların daha hızlı bulunmasını sağlayabilecekti.

Böylece sağlık kartı, yalnızca bir kimlik kartı değil, **vatandaşın sağlık sistemi içerisindeki dijital anahtarı** olarak düşünülmüştü.

Devlette Doktor Sekreteryası Modeli

Pilot çalışmanın önemli yeniliklerinden biri de doktorların çalışma düzenine ilişkin yeni bir yaklaşım getirilmesiydi.

Doktorun görevi hastasını değerlendirmek, teşhis koymak ve tedavi sürecini yönetmektir.

Ancak sağlık kurumlarında hekimlerin önemli miktarda zamanının evrak, kayıt, yönlendirme ve benzeri idari işlemlerle geçtiği görülüyordu.

Bu nedenle projede **doktor sekreteryası sistemi** oluşturuldu.

Doktorların yanında görev yapacak eğitimli personelin;

hasta bilgilerinin hazırlanması, kayıtların düzenlenmesi, randevu ve dosya süreçlerinin yönetilmesi, hastanın gerekli birimlere yönlendirilmesi ve doktor ile hasta arasındaki idari sürecin kolaylaştırılması

gibi görevleri üstlenmesi öngörüldü.

Böylece hekimlerin zamanını bürokrasi yerine hastaya ayırması hedeflendi.

Bu sistem için yalnızca personel görevlendirilmesiyle yetinilmedi; personelin bu göreve uygun biçimde hazırlanmasını sağlayacak **eğitim yapısı** da oluşturuldu.

Bu yönüyle proje, teknolojik dönüşümü insan kaynağı dönüşümüyle birlikte ele aldı.

Hasta ve Yakınları İçin Yeni Bir İletişim Modeli

Hastane hizmetinin yalnızca hasta ile doktor arasındaki muayeneden ibaret olmadığı da projenin önemli çıkış noktalarından biriydi.

Hasta yakınlarının bilgi almak için koridorlarda beklemesi, ameliyata giren hastanın durumunun öğrenilememesi ve hasta ile yakınları arasındaki iletişim sorunları da sistemin çözmesi gereken alanlar arasında değerlendirildi.

Bu nedenle hasta kabulünden taburcu aşamasına kadar iletişim süreçlerinin düzenlenmesi üzerinde çalışıldı.

Özellikle ameliyat ve tedavi süreçlerindeki gelişmelerin hasta yakınlarına daha düzenli biçimde aktarılması amaçlandı.

Böylece sağlık sisteminin merkezine yalnızca tıbbi işlem değil, **hasta ve yakınlarının bilgi ihtiyacı** da yerleştirildi.

Hastanenin Bütün Sürecini Birbirine Bağlamak

Proje tek bir yazılım programından ibaret değildi.

Hastanenin farklı işlevlerinin birbiriyle bağlantılı çalışmasını sağlayacak modüler bir sistem öngörülüyordu.

Bunlar arasında;

randevu sistemi, hasta kabul, hasta kayıt, doktor sekreteryası, laboratuvar, stok, eczane, tedavi takibi ve yönetim bilgi sistemi gibi başlıklar bulunuyordu.

Amaç, hastanenin birbirinden kopuk çalışan birimlerini tek bir bilgi akışı içerisinde bir araya getirmekti.

Böylece bir hasta hastaneye girdiği andan ayrıldığı ana kadar geçen süreç sistem üzerinden izlenebilecekti.

İlaç ve Stok Yönetiminde Dijital Denetim

Sağlık hizmetlerinin önemli maliyet alanlarından biri ilaç ve tıbbi malzeme kullanımıdır.

Proje kapsamında kullanılan ilaçların ve yapılan tedavilerin sisteme yüklenmesi, böylece hem hasta bazında hem de kurum bazında daha sağlıklı bir denetim yapılması planlandı.

Reçetelerdeki usulsüzlüklerin önlenmesi, eczanelerdeki kuyrukların azaltılması ve hastanın kullandığı ilaçların sistem üzerinden takip edilmesi de projenin parçaları arasındaydı.

Bu yaklaşım sağlıkta dijitalleşmenin yalnızca hastanın işini kolaylaştırmak için değil, **kamu kaynağını daha verimli kullanmak ve sistemi denetlenebilir hâle getirmek için de kullanılabileceğini** gösteriyordu.

İstanbul Bölge Müdürü Dr. Akif Gülle Nezaretinde Pilot Çalışmadan SSK Genel Merkezine

Modelin ilk uygulama alanı olarak Yapı Vakıf Gureba Hastanesi seçildi.

Buradaki pilot çalışma, sistemin yalnızca teorik bir öneri olarak kalmaması açısından önemliydi.

Hastanenin mevcut işleyişi incelendi, hasta ve personelin karşılaştığı sorunlar gözlemlendi ve buna göre yeni süreçler tasarlandı.

Elde edilen çalışma daha sonra **Ankara’daki SSK Genel Merkezine** proje olarak ulaştırıldı.

Böylece hastane ölçeğinde başlayan çalışma, daha geniş sağlık sisteminin dönüşümüne yönelik bir modele dönüştü.

5 Şubat 2000 tarihli basına da yansıyan projede, sağlık sistemindeki kuyrukların azaltılmasından elektronik karta, randevu sisteminden hasta takibine ve dijital hastane yönetimine kadar bugün sağlık hizmetlerinin temel parçaları olarak gördüğümüz birçok uygulama birlikte ele alınıyordu.

## Teknoloji Değil, Süreç Reformu

Bu çalışmanın asıl önemi bilgisayar kullanılması değildi.

Bilgisayar zaten bir araçtı.

Asıl yenilik;

**vatandaşın sağlık kurumuna girişinden tedavisinin tamamlanmasına kadar bütün sürecin yeniden düşünülmesiydi.**

Bu nedenle model;

**RANDEVU → KAYIT → MUAYENE → TETKİK → TEDAVİ → İLAÇ → TAKİP → GERİ BİLDİRİM**

zincirini birbirine bağlayan bütüncül bir sağlık hizmeti yaklaşımı olarak ele alındı.

İşin özünde şu soru vardı:

**“Vatandaşın sağlık hizmetine ulaşmasını nasıl kolaylaştırır, doktorun zamanını nasıl hastaya ayırır ve sistemde oluşan bilgiyi nasıl kaybetmeden yönetiriz?”**

Bu soruya verilen cevaplar daha sonra sağlık sisteminde yaygınlaşan pek çok dijital uygulamanın temel mantığıyla örtüşmektedir.

“Sağlıkta Reform” Düşüncesinin Teknolojik Altyapısı

Projenin kamuoyuna yansıdığı dönemde kullanılan ifade dikkat çekiciydi:

“Sağlıkta reform.”

Çünkü yapılan çalışma yalnızca hastanelerde birkaç teknolojik yenilik yapılmasını önermiyordu.

Hasta ile sağlık sistemi arasındaki ilişkinin yeniden kurulmasını hedefliyordu.

Vatandaşın hastanenin kapısında sabahlamadığı, telefonla randevu alabildiği;

doktorun evrakla değil hastayla ilgilendiği;

hastanın bilgilerinin dosyalarda kaybolmadığı;

tetkiklerin ve tedavilerin elektronik ortamda takip edilebildiği;

ilaç ve kaynak kullanımının denetlenebildiği;

hasta yakınlarının bilgi alabildiği;

ve yöneticilerin hastanenin tamamını tek bir sistem üzerinden görebildiği

bir sağlık modeli ortaya konulmuştu.

Bu nedenle Yapı Vakıf Gureba Hastanesi’nde başlayan pilot çalışma yalnızca bir hastane otomasyon projesi olarak görülmemelidir.

**Bu çalışma, kamu sağlık hizmetlerinde vatandaş merkezli dijital dönüşümün, süreç yönetiminin ve kurum içi yeni çalışma modellerinin erken örneklerinden biri olarak değerlendirilmelidir.**

Kısacası hedef şuydu:

Kuyruğu randevuya, dosyayı dijitale, bürokrasiyi hizmete, zamanı ise yeniden hastaya dönüştürmek.