STK Bilgi Sistemi ve Ortak Sivil Toplum Platformu
Belediye olarak, şehrin meselelerine yalnızca belediye birimleri üzerinden değil; sivil toplum kuruluşlarının bilgi, tecrübe ve saha gücünü de sürece katarak çözüm üretmeyi hedefledik. Bu anlayışla STK Bilgi Sistemi hayata geçirildi.
Sistem; Şehrin genelinde faaliyet gösteren dernek, vakıf ve diğer sivil toplum kuruluşlarının belediyelerle doğrudan iletişim kurmasını, talep ve önerilerini sisteme kaydetmesini, çözüm süreçlerini takip etmesini ve gerektiğinde diğer STK’larla irtibat kurmasını sağlayan ortak bir dijital iletişim ve koordinasyon ağı olarak oluşturuldu.
Ancak model yalnızca dijital bir sistemle sınırlı tutulmadı. STK’ların fiziki olarak da bir araya gelebileceği, ortak çalışmalar yürütebileceği ve vatandaşla buluşabileceği bir sivil toplum platformu oluşturuldu. Böylece sivil toplum kuruluşları sadece elektronik ortamda değil, aynı zamanda ortak bir mekânda hizmet üretme, proje geliştirme, toplantı yapma ve iş birliği kurma imkânına kavuştu.
Dijital Sistem ile Fiziki Platform Birlikte Çalıştı
STK Bilgi Sistemi, sivil toplumun belediyeyle dijital iletişim kanalı olurken, oluşturulan fiziki platform da kuruluşların yüz yüze buluştuğu ortak çalışma alanı hâline geldi.
Bu yapı sayesinde STK’lar;
sorunlarını, taleplerini, önerilerini ve çözüm tekliflerini sisteme kaydedebildi; fiziki platformda ise ortak proje geliştirebildi, toplantılar yapabildi, vatandaşlarla buluşabildi ve diğer kuruluşlarla birlikte faaliyet yürütebildi.
Böylece sistem yalnızca “talep gönderilen” bir yapı olmaktan çıktı; sivil toplumun birbirini tanıdığı, iş birliği yaptığı ve şehir için birlikte üretim yaptığı gerçek bir ortak çalışma modeline dönüştü.
STK’ların Belediyeyle Doğrudan İletişimi Sağlandı
STK Bilgi Sistemi sayesinde sivil toplum kuruluşları;
sorunlarını, taleplerini, önerilerini, şikâyetlerini ve çözüm tekliflerini
doğrudan sisteme girebildiler.
Sisteme kaydedilen her talep, Beyaz Masa bünyesindeki uzman ekipler tarafından ilgili belediye birimlerine yönlendirildi. Talebin hangi aşamada olduğu, hangi birime aktarıldığı ve nasıl sonuçlandığı sistem üzerinden takip edildi.
Sistemin temel çalışma modeli şu şekilde oluşturuldu:
STK → STK BİLGİ SİSTEMİ → BEYAZ MASA UZMAN EKİBİ → İLGİLİ BİRİM / İLÇE BELEDİYESİ → ÇÖZÜM SÜRECİ → STK’YA GERİ BİLDİRİM
Belediye Başkanı Süreci Doğrudan Takip Edebildi
STK Bilgi Sisteminin önemli özelliklerinden biri, sisteme girilen işlemlerin üst yönetim tarafından da izlenebilmesiydi.
Dönemin Balıkesir Büyükşehir Belediye Başkanı Ahmet Edip Uğur, sistem üzerinden STK başkanlarının bildirimlerini, ilçe belediyelerinin sürece ilişkin çalışmalarını ve Beyaz Masa uzman ekiplerinin yürüttüğü işlemleri takip edip inceleyebildi.
İlçe belediye başkanları da kendi bölgeleriyle ilgili olarak STK’ların sisteme girdiği talep, öneri ve şikâyetleri görebildi; çözüm gerektiren konularda doğrudan devreye girebildi.
Acil Mesaj Butonu ile Anlık Bildirim
Sistem içerisinde bulunan Acil Mesaj butonu sayesinde STK başkanları, faaliyet alanlarında ortaya çıkan önemli veya acil durumları belediyeye anında bildirebildiler.
STK temsilcisinin sistemde acil olarak işaretlediği konu, ilgili birimler ve Beyaz Masa uzman ekipleri tarafından görülerek müdahale ve çözüm süreci hızla başlatılabiliyordu.
Beyaz Masa Çözüm Sürecinin Takipçisi Oldu
Beyaz Masa bünyesindeki uzman ekiplerimiz, STK Bilgi Sistemine girilen sorun, talep, istek ve önerilerin ilgili birimlere ulaştırılmasını sağladı.
Ekipler yalnızca yönlendirme yapmakla kalmadı; çözüm sürecini takip ederek gelişmeleri sisteme kaydetti ve ilgili STK’yı bilgilendirdi.
Böylece sistemde yalnızca “talep alındı” bilgisi değil, talebin çözüm yolculuğu da görülebilir hâle geldi.
STK’lar Arasında İletişim ve İş Birliği Ağı Kuruldu
STK Bilgi Sistemi üzerinden STK başkanlarının diğer dernek ve kuruluşlarla iletişim kurabilmelerine imkân sağlandı. Fiziki platform ise bu iletişimi yüz yüze iş birliğine dönüştürdü.
Sivil toplum kuruluşları ortak platformda;
toplantılar düzenleyebildi,
ortak projeler geliştirebildi,
eğitim ve bilgilendirme çalışmaları yapabildi,
vatandaşlarla doğrudan buluşabildi,
ortak sorunlar için birlikte çözüm üretebildi,
farklı STK’ların imkân ve tecrübelerinden yararlanabildi.
Bu yönüyle model, birbirinden habersiz çalışan kuruluşlar yerine, aynı şehrin ortak meseleleri etrafında bir araya gelebilen güçlü bir sivil toplum ekosistemi oluşturmayı amaçladı.
Şehrin Yönetiminde Sivil Toplum
Sivil toplum kuruluşları, toplumun ihtiyaçlarını sahada en yakından gören yapılardan biridir. Bu nedenle STK Bilgi Sistemi ve fiziki sivil toplum platformu, STK’ları belediyenin dışında duran yapılar olarak değil, şehrin yönetiminde çözüm ortağı olarak gören bir anlayış üzerine kurulmuştur.
Balıkesir genelindeki dernekler, vakıflar ve diğer sivil toplum kuruluşlarıyla birlikte;
şehrin sorunlarını görmek, çözüm üretmek, sosyal dayanışmayı geliştirmek, ortak projeler oluşturmak ve Balıkesir’e aidiyet duygusunu güçlendirmek
hedeflenmiştir.
“Benim Şehrim Balıkesir”
Bir şehrin güçlü olması yalnızca yollarının, binalarının ve altyapısının güçlü olmasıyla mümkün değildir. O şehirde yaşayan insanların kendilerini o şehrin bir parçası olarak görmeleri gerekir.
Bu nedenle sistemin temel hedeflerinden biri de “Benim Şehrim Balıkesir” duygusunu güçlendirmekti.
Toplumsal örgütlenmeyi desteklemek, sivil toplum kuruluşları ile belediyelerin birlikte çalışma kapasitesini artırmak, hizmet kalitesini ve çeşitliliğini geliştirmek ve ortak akla ulaşmak bu anlayışın temel parçaları oldu.
STK Bilgi Sistemi ile dijital iletişim kuruldu; fiziki platform ile bu iletişim birlikte üretmeye ve birlikte hizmet vermeye dönüştürüldü.
Talep eden değil, çözümün parçası olan; yalnız çalışan değil, ortak akılda buluşan; sadece dijital ortamda haberleşen değil, aynı masada şehir için çalışan bir sivil toplum modeli oluşturuldu.
Kısacası Balıkesir’de hayata geçirilen yapı; dijital STK Bilgi Sistemi ile fiziki Sivil Toplum Platformunu birleştiren, katılımcı yönetim, ortak akıl, şeffaf takip, iş birliği ve şehir aidiyeti üzerine kurulmuş bütünleşik bir yönetişim modeli oldu.
Başlangıç: İBB 1994
